Depuis 2022 les PME québécoises font face à de grands défis : trouver des employés, rester compétitives et faire face à la hausse des coûts, encore plus présentement depuis mars 2025 avec les mesures drastiques tarifaires et la guerre commerciale avec les États-Unis.
La bonne nouvelle ? (du moins, mieux que la COVID et Tru…)
L’automatisation des processus d’affaires offre une solution concrète à ces problèmes. Selon les affaires, les entreprises qui automatisent leurs processus d’affaires avec une mise en œuvre judicieuse de l’automatisation peut entraîner une réduction des coûts opérationnels de 20 à 30%, tout en améliorant la qualité des services offerts.
Aujourd’hui, nous allons explorer 5 processus d’affaires clés que votre PME québécoise devrait automatiser en 2025 pour gagner du temps, réduire les erreurs et, surtout, économiser de l’argent.
Ça ne vous tente pas de lire tout ce jargon technique ? Alors, venez discuter en vidéo de votre entreprise et de la façon dont nous pouvons vous aider à automatiser en intégrant l’intelligence artificielle.
Qu’est-ce qu’un processus d’affaires et pourquoi l’automatiser?
Un processus d’affaires, c’est « simplement » une série d’étapes que votre entreprise suit pour accomplir une tâche précise. Par exemple, la façon dont vous facturez vos clients ou gérez vos inventaires.
Automatiser ces processus d’affaires, c’est comme engager un assistant virtuel qui travaille 24h/24, ne prend jamais de pause, ne fait (presque) jamais d’erreurs et coûte beaucoup moins cher à long terme qu’un employé.
Un de nos clients a automatisé la gestion des paiements en souffrance avec un système de rappels personnalisés (e-mails, SMS, appels). Résultat : un doublement du taux de recouvrement et un ROI dès le premier mois.*
*Veuillez noter que Simplement. Simon. n’est pas une agence de recouvrement. Le client fait le recouvremenet lui-même avec le sytème fourni par nous.
5 processus d’affaires clés que votre PME
Processus d’affaires #1 : La facturation et la comptabilité automatisées
Si vous gérez encore vos factures à la main (oui oui, il y en a encore) ou avec Excel, vous connaissez sans doute ces problèmes : erreurs de calcul, temps perdu à chercher des factures impayées et retards de paiement qui affectent votre trésorerie.
Pour une PME québécoise typique, ces problèmes représentent jusqu’à 40 heures de travail perdues chaque mois et des milliers de dollars qui restent en attente de paiement.
Plusieurs solutions existent, certaines développées ici même au Québec :
- Logiciels québécois : Des plateformes comme Momenteo ou Acomba offrent des fonctionnalités adaptées aux réalités québécoises.
- Solutions internationales adaptées : QuickBooks, Sage, Xero proposent maintenant des versions conformes aux exigences fiscales du Québec.
Les fonctionnalités essentielles à rechercher :
- Facturation récurrente automatique
- Suivi des paiements et rappels automatisés
- Rapports de TPS/TVQ conformes
Le retour sur investissement est rapide : la plupart des PME récupèrent leur mise en moins de 3 mois grâce au temps économisé et aux paiements reçus plus rapidement.
Bien sûr, nous nous occupons de tout ça pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.
Processus d’affaires #2 : La gestion des relations clients (CRM)
L’automatisation de vos processus d’affaires liés aux clients peut transformer votre entreprise.
Un bon CRM permet de :
- Suivre automatiquement toutes les interactions avec chaque client
- Envoyer des courriels de suivi sans intervention humaine
- Identifier les clients inactifs avant qu’ils ne partent
Pour les PME québécoises qui jonglent souvent avec une clientèle bilingue, c’est un atout majeur.
Plusieurs options abordables existent :
- Zoho CRM : Offre une version francophone complète à partir de 14$/mois par utilisateur.
- HubSpot : Propose une version gratuite pour démarrer.
- Salesforce : Solution plus complète avec support en français (mais plus coûteuse).
- Monday.com (notre préféré) : Abordable au départ, mais peut évoluer rapidement en fonction de vos besoins.
Mon Petit Prêt Inc. à Québec a implémenté un CRM simple avec intelligence artificielle en 2023 avec notre aide.
Résultat : plus de 50 % de réduction du temps de réponse aux courriels qualifiés
Voir l’étude de cas complète ici.
« C’est comme avoir un employé de plus qui ne dort jamais », témoigne Jerry Sorrentino, propriétaire.
Processus d’affaires #3 : L’automatisation du marketing numérique
Le marketing est essentiel, mais peut devenir un gouffre à temps pour les PME québécoises :
- Publication manuelle sur les réseaux sociaux
- Envoi individuel de courriels promotionnels
- Suivi manuel des campagnes publicitaires
Ces processus d’affaires marketing peuvent facilement consumer 15-20 heures par semaine. L’intégration de l’intelligence artificielle dans ces processus représente une opportunité significative d’économie de temps.
Plusieurs outils permettent d’automatiser ces processus d’affaires :
- Buffer ou Hootsuite : Pour programmer vos publications sociales à l’avance (à partir de 15$/mois)
- Mailchimp ou SendinBlue : Pour automatiser vos courriels (options gratuites disponibles)
- Canva Pro : Pour créer rapidement des visuels marketing avec des modèles (119$/an)
Un exemple concret : programmez un mois entier de publications Facebook et Instagram en seulement 2 heures, contre 10 heures en mode manuel.
Je l’ai fait moi-même, Simon, avec HubSpot en tant qu’employé pour une entreprise.
Processus d’affaires #4 : La gestion des stocks et des approvisionnements
Les PME québécoises font face à des défis uniques en matière de gestion des stocks :
- Variations saisonnières extrêmes (pensez aux différences été/hiver)
- Distances importantes avec certains fournisseurs
- Coûts de transport élevés, surtout pour les régions éloignées
Une mauvaise gestion des stocks peut coûter cher : une rupture peut faire perdre des ventes, tandis qu’un surstock immobilise de l’argent et occupe de l’espace coûteux.
L’automatisation de ce processus d’affaires critique peut transformer votre rentabilité :
- Systèmes de gestion d’inventaire : Des solutions comme Cin7, Lightspeed ou même Shopify POS
- Capteurs et codes QR : Pour suivre le mouvement des produits en temps réel
- Alertes automatiques : Pour commander automatiquement quand le stock atteint un seuil critique
Et bien sûr, nous sommes spécialiste de tout ça avec la création d’un application unique pour les codes QR.
On en jase ?
Processus d’affaires #5 : L’automatisation du service client
Les consommateurs québécois et canadiens ont des attentes élevées : une étude mentionne que près de la moitié (49%) des Canadiens ont changé de fournisseur suite à une mauvaise expérience client.
L’automatisation du service client peut prendre plusieurs formes :
- Chatbots bilingues : Pour répondre aux questions fréquentes 24h/24. La définition d’un chatbot avec IA peut vous aider à mieux comprendre leur fonctionnement.
- Bases de connaissances automatisées : Où les clients trouvent eux-mêmes des réponses
- Systèmes de tickets : Pour suivre et prioriser automatiquement les demandes
Des solutions comme Freshdesk, Zendesk ou même des intégrations dans Facebook Messenger permettent de mettre en place ces automatisations à partir de 20 $/mois.
Pour garder une touche humaine :
- Commencez par automatiser les questions répétitives (70-80% des demandes sont souvent les mêmes)
- Gardez l’option de parler à un humain facilement accessible
- Personnalisez les réponses automatiques avec le nom du client
Nous nous spécialisons principalement dans le #5, entre autres ! Donc, qu’attendez-vous avant de fait le saut ?
Comment prioriser les processus d’affaires à automatiser dans votre PME ?
Pour savoir par où commencer, faites cet exercice simple :
- Listez tous vos processus d’affaires (facturation, service client, marketing, etc.)
- Pour chacun, notez :
- Le temps hebdomadaire qu’il consomme
- Les erreurs fréquentes
- L’impact sur la satisfaction client
- Le coût actuel (temps × taux horaire)
Pour chaque processus d’affaires, calculez le retour sur investissement :
ROI = (Économies annuelles – Coût de l’automatisation) ÷ Coût de l’automatisation × 100 %
Exemple pour l’automatisation de la facturation :
- Économies : 10h/semaine × 30 $/h × 52 semaines = 15 600 $
- Coût : logiciel à 1 200 $/an + 1 000 $ d’implémentation = 2 200 $
- ROI = (15 600 $ – 2 200 $) ÷ 2 200 $ × 100 % = 609 %
Un ROI supérieur à 100 % en moins d’un an est généralement un excellent investissement.
Bien non, nous sommes pas des pros des maths, on a trouvé ça sur Google.
Les erreurs à éviter lors de l’automatisation des processus d’affaires
- Automatiser un processus défectueux : Corrigez d’abord le processus, puis automatisez-le.
- Négliger la formation : Prévoyez du temps pour former votre équipe.
- Trop automatiser d’un coup : Commencez par un processus, maîtrisez-le, puis passez au suivant.
- Ignorer la résistance au changement : Impliquez vos employés dès le début.
Ressources québécoises pour financer l’automatisation de vos processus d’affaires
Plusieurs programmes peuvent alléger le coût d’automatisation de vos processus d’affaires :
- Programme Audit Industrie 4.0 : Finance jusqu’à 50% des coûts d’évaluation
- Programme PME en action : Subventionne jusqu’à 40% des coûts d’implémentation
- Crédit d’impôt pour la transformation numérique : Peut couvrir jusqu’à 24% des dépenses admissibles
Si les dangers de l’intelligence artificielle au Québec sont une préoccupation légitime, l’automatisation des processus d’affaires représente généralement un risque bien moindre tout en offrant des bénéfices substantiels.
Conclusion
L’automatisation des processus d’affaires n’est plus un luxe pour les PME québécoises, c’est une nécessité.
Les cinq processus que nous avons explorés aujourd’hui – facturation, CRM, marketing, gestion des stocks et service client – représentent les opportunités les plus accessibles et rentables pour commencer votre transformation.
Avec un investissement modeste et une approche progressive, votre PME peut économiser des milliers de dollars, libérer des centaines d’heures et offrir une meilleure expérience à vos clients.
La question n’est plus de savoir si vous devriez automatiser vos processus d’affaires, mais plutôt par lequel commencer. Quelle est la tâche répétitive qui vous fait perdre le plus de temps dans votre entreprise?
Et vous, quel processus d’affaires allez-vous automatiser en premier?
